タスク管理: Getting Things Doneの進め方

GTD: Getting Things Done
The photo by Christina Morillo

前回はGTD: Getting Things DoneのコンセプトとわたしたちがGTDに期待する効果について解説しました。

英語の勉強時間がない?GTDで時間を創る方法を試そう!
ビジネスパーソンにとってスキマ時間をいかに作ってそれを有効活用するかが英語学習成功のカギを握ります。しかしこのスキマ時間。作るにしても活用するにしてもしっかりと普段の仕事と生活を見直した上で意識的にタスクを管理する必要があります。 今回は、このためのシステマチックなGTDと言われるタスク管理法についてお伝えします。

 

今回はGTDの進め方・ワークフローなど具体的に掘り下げて紹介します。

まず簡単にGTDのコンセプトをおさらいしておきましょう。

 

つまりGTDとは、「気になっていること」を頭から一旦すべて吐き出して、他の場所(ノートやアプリなど)に整理して保存、次にやるべきタスクを順番に取り出すことができる体系的な仕組みです。このシステムによってあなたの頭は常にフレッシュに保たれ、いま必要なことだけに集中することができるようになります。

 

とにかく大事なことは、何でも気になることは頭に浮かんだらすぐに inbox (郵便受け)に入れること!

これがGTDを行う際のまず第一歩です。

どんどんインボックスに入れ込んでいきます。

インボックスについては、どんな形態でもかまいません。

ペンでノートやメモ帳に書き込んでも良いですし、PCやスマホのアプリにインプットして保存するのもOKです。

わたしはスマホアプリのNozbeを使っています。このNozbeですがGTD用に開発されたGTDアプリですからとても便利。GTD自体の作業が直感的にできます。

Nozbe|GTD流タスク管理を徹底的にサポートするアプリ
Nozbeはクラウド型のタスク管理ツール - PCでもスマホでも使えるアプリです。いつでもどこでもスマホ一台で、あなたの頭の中にあるすべての気になることをGTDの手法に沿って管理することができます。増えつつ続ける仕事に困っている、自分の時間が欲しい!ということであれば使ってみることをおすすめしたいアプリです。

 

とは言え、前述の通りGTDはツールを問いません。

まずは頭の中の「気になること全て」を出し切ってしまうこと。

もっと言うと目の前にある一つのタスク以外は一切頭に残っていない状態が理想です。

これがGTDによるタスク管理の最大のメリットですから、中途半端にせず文字通りすべて書き出します。

 

次のステップはワークフローに従って「気になる事」を分類・整理します。

最終的に次にやるタスクが一つだけ導き出されますから、あとはそのタスクだけに集中して仕事を終わらせます。

ワークフローは大まかに以下の3ステップになります。

 

  1. インボックスにタスクを入れる
  2.  タスクを整理する
  3. 「次にやるタスク」を実行する

 

このワークフローで唯一複雑なのが2の「タスクの整理」ですが、Yes/Noで分岐して処理が整理されますので迷わずに分類・整理する事ができるようになっています。

この点は、GTDならではのもう一つのメリットです。

ここであまり苦労するようだとタスク処理の効率化、そして処理時間の短縮化を目指して始めるタスクマネジメントの意味がなくなってしまいますからね。重要なポイントです。

 

GTDのワークフロー

インボックスに全てタスクを書き出したら、いよいよワークフローに従ってタスクの分類をしくのですが、その前にカテゴリーを作成しておきましょう。

カテゴリーは、それぞれのタスクの行き先です。

  • 保留
  • プロジェクト
  • 連絡待ち
  • 締切タスク
  • 次やるタスク

例をあげましたが、上記はあくまでも基本カテゴリーですからあなたの状況に合わせて自由に項目を作ってください。

わたしは上記に加えて「自己啓発タスク」や「アイデア」などを加えています。

後述する「ウィークリーリビュー」に関連しますが、GTDは顕在しているタスクだけでなくアイデアのようなまだはっきりとしていない潜在的なタスクも管理することができます。

 

3ステップのワークフロー

1.2分以内でできること→すぐ実行

2分以内できることはすぐにやってしまいます。タスクリストに入れません。

 

2.タスクを分類・整理する
  • 複雑なタスク→タスク分解→次やることリスト
  • 簡単なタスク→次やることリスト
  • 人にやってもらう依頼タスク→連絡待ちリスト
  • 特定の日時までにやるタスク→締切タスクリスト
  • 急ぎではない保留タスク→次やることリスト

複雑なタスクとは、シンプルなタスクが2つ以上あるものでプロジェクトに格納されます。その後でそれぞれ単純な一つのタスクになるまで分解して優先順に「次やるリスト」に加えていきます。

 

3.ウイークリーリビュー

ウイークリーリビューでは、週に一回プロジェクトやタスクを見直すことで、進捗状況の見直しや自分の目指す目的と目標に合致しているか確認します。

行動の必要がないと判断したタスクは廃棄します。前述したようにこれからタスクになるかも知れないアイデアを(タスク化するか検討など)吟味する機会でもあります。

 

常にやるべきタスクだけが「今」一つだけあるという状態

大事なことは、やるべきタスクとして残っているのが「次にやること」と締切日時が決定している「締切タスク」だけだと言うことです。

それ以外は「連絡待ち」の確認以外は、一切手をつけることはないし、考えもしないのがGTDです。

 

カテゴリーの作り方やもっと大きくGTDそのものの使い方はやはりそれぞれのユーザーの置かれた状況によって違ってくるでしょう。

考案者のアレン氏の著作など書籍も参考にして自分に合ったスタイルのGTDを見つけてくださ
い。

 

GTDユーザーの口コミや評判など

GTDユーザーの口コミをいくつか紹介します。こちらは、アレン氏に著作に対する感想です。

前回の記事では、GTDの基本である「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」を紹介しましたが、今回はその第2弾と第3弾です。アマゾン(amazon.jp)に寄せられたブックリビューを抜粋しましたので参考にしてください。

amazon.jpからの口コミ・評判

ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則

GTDユーザーの口コミ・評判(amazon book reviewより)1

★★★★★ 私にとってはバイブルになるかも知れません

「この本は、仕事がいっぱいで何をしたら良いか分からなくなったときに読むと良いと思います。この本では、たまっている仕事をどうすれば効率よくこなせるか、自分が今何をしなければならないかがはっきりできる本と思います。机の上に仕事がいっぱいたまっていて、いらっとしている人におススメです。」

 

★★★★ 自分の仕事術を生み出すために
「タイトルがいまいち内容と一致していないので、仕事のストレスを軽くするテクニックやGTDの方法論を求めて買うと期待外れに終わるだろう。
“ストレスフリーの仕事術の原理”と言う方が的確で、ライフハックと同時に語られることが多いGTDの考案者が、GTDが生産性を向上する理由について考察した本である。
ストレスフリーの仕事術を編み出すヒントを得ることができる。

もちろん、GTDが生産性を向上する理由について考察した本なので、GTDについても触れられている。
考察結果を要約すると、”GTDによって、エネルギーを適切にコントロールすることができるようになり、あらゆることに適切な対応を取れる状態に至る。そのような状態で仕事を行うことができるので、生産性が向上する。”となると思う。原題の”Ready For Anything”は、GTDによって至るあらゆることに適切な対応を取れる状態のことだ。
ここで、GTDはあくまでも手段であることに注意すれば、より自由な発想でストレスフリーの仕事術を編み出すことができると思う。広く実践される中で磨かれてきたGTDが強力な手段であることは間違いないが、改善の余地も個人的なカスタマイズの余地も、他の方法もある。それに気付かせてくれる本だと思う。」

 

ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法

GTDユーザーの口コミ・評判(amazon book reviewより)

2

★★★★★ やるべき
「日々沢山の内容を処理するに当たって小さなことでもリストアップしこなしていくことは
ストレスから解放されるし、やるべき仕事が見えてくる

ただ、現状忙しいひとが取りかかるには少し大変

連休を潰してでも仕事のしかたを変えたいと思う人はチャレンジする価値あり」

 

★★★★★ これは使える
「仕事の整理に非常に役に立ちます。
この本でGTDの手法に理解が深まりました。
これを読む前には、前の2冊を読んでおくことがお薦めです。」

 

Twitterからの口コミ・評判

 

まとめ

Photo by rawpixel.com from Pexels

GTDのポイントを最後に3つにまとめてみました。

 

  1. 目の前の一つのタスクに集中することができる
  2. 「次にとるべき行動」をワークフローに沿って明確にすることができる
  3. 頭の中を空っぽにしてストレスフリーになることで集中力が増し、発想力も豊かに

 

要するにGTDは、脳をベストの状態に保って最大限に活かすことためのツールということ。そしてこのツールの効果ですが、本質的にとても大きいです。

と言うのも、前回記事述べたことでもあるのですが、仕事に追われる立場から仕事をコントロールする立場に変わるからです。

無駄に神経と時間を使うことなく、必要なことを効率よくこなしていくことで自由な時間が生まれ、その時間を有意義に使うエネルギーも残されるのです。わたし自身もGTDを始めたばかりですが手ごたえを感じています。

とにかくこれまでこれといった体型的なタスク管理をしてこなかった人、特に仕事に追われている感がある人におすすめです。

まずは、インボックスに「タスクを全て入れ込む(書き出す)」爽快感を味わってもらいたいと思います。

 

次回は先に少し述べたGTDを効率よく快適にこなすためのGTD アプリ – Nozbeについて検証していきます。⇒ Nozbe|GTD流タスク管理を徹底的にサポートするアプリ

 

That’s it, and thanks so much for reading the article!

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footnote

  1. amazon.co.jp, https://www.amazon.co.jp/
  2. amazon.co.jp, https://www.amazon.co.jp/

コメント

  1. […] Things Done: The Art of Stress-free Productivity (English Edition)   次回はGTDのタスクフローなどの詳しい手法を検証していきます。ユーザーの口コミや評判のまとめも紹介します! […]

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